展览流程
在参加展会之前，理所当然有些事是必须要先做准备的。虽然根据出展的目的，规模，预算等需要事先准备的内容会有所不同，但实际事先需要准备的项目以及事后需要跟进的事项大概罗列一下，也有如下这些。
1.选择展览会
2.确定展出品（内容）
3.出展制品的准备
4.制定出展目标
5.关于预算的分配的讨论，研究
6.实际计划预算
7.参展申请，各种申请书的填写，申请手续的办理
8.展会展商手册，公司主页上登载的参展事项内容的制作
9.公司网站，关于参展事项的登载或更新
10.公司主页的更新（出展介绍，展会报告）
11.展品说明，宣传手册等的制作
12.展前揽客
13.给现有客户以及潜在客户发送展会介绍，招待券等
14.参展人员的安排以及住宿
15.参展人员时间表的制定
16.对于展会现场管理的社内会议
17.展品说明用海报的制作及文字的校对
18.展位的搭建（和制定搭建商共同讨论，制定方案）
19.展位搭建情况的确认
20.展会现场的管理，集客活动
21.展品，搬入以及搬出的准备
22.进场
23.备品的整理以及保管 24.发放资料的整理
24.搬入，撤出
25.派发资料
26.来访者资料的收集以及整理（可以充当营业资料）
有参展经验的公司应该知道，这些准备其实是非常麻烦的。大规模参展的时候通常提前6个月就会开始筹备，在公司内部调整准备的基础上展前3个月左右选定搭建公司开始筹划。一般规模的展会也会基本在3～4个月前开始做企划，迟一些的基本最晚开展前2个月也要开始准备了。也就是说参加一个展会，至少需要3个月，如果规模较大的话则是最少半年的准备时间。
通常都是由营销部或者企划部来进行展会的筹划事宜，如果没有这两个部门一般较多的是由展品的业务担当负责展会事宜。中小企业的话，经理必须亲自负责展会事宜的也不在少数。每年参加数个展会的企业，有时候可能需要同时准备几个展会，所以相关负责人也应此必须同时进行几个展会的准备工作，因此使得一些相对来说比较重要的诸如：出展目的,客源的准备等因时间问题从而无法很好的进行。
没有营销或者企划部的公司更是麻烦，营业担当在本身就繁忙的情况下还需要同时准备几个展会的出展事宜的时候更加容易遗漏或者出错，也有可能因为必须要准备展会事宜而耽误了自身的工作，从效率来说这是非常得不偿失的。
决定参展之后，不光是展位的搭建，介绍参展品的海报，传单，公司主页登载参展事项等都需要拜托供应商来完成。公司介绍的整理，展品照片的拍摄，招待券的制作以及发送，参展申请的提出，展品搬入搬出的筹划，这些都需要负责人自己来完成，并且还有更加琐碎却需要做的事实在是无法再次一一举例说明。另外大多数的场合都会在展会上展出公司的新产品，为了新品展出或者贩卖而必要的事先工作更是种类繁多。所以即使在出展准备过程中，一些简单却费时间的工作，在预算可行的范围内还是尽可能的拜托给供应商来进行为好。展会负责人只要去做一些『参展公司负责人之外都无法完成的工作』就可以了，时间的有效利用上面得到了极大的提高。
为了提高参展的效果，扎实的完成各项准备工作是必要的环节之一，另外如何吸引高质量的买家，如何有效利用潜在客户这都是需要花时间去进行准备的工作。只是一部分就已经非常费时间，如果要在做好本职工作的基础上，完成这所有的准备工作的话，几乎可以说是不可能的。
另外，供应商窗口的数量也必须要减少。很多企业喜欢把不同的工作发给不同的供应商来完成，但反过来这也意味着负责人必须同时面对数个供应商的负责人，并且需要全盘把握他们的状态。这就使得工作的量会无限的增大，必须要花费更多的精力去从事这部分的管理以及沟通。尽可能的在少量的供应商窗口处把大部分的事情完成就成了提高效率的一个很好的途径，在此推荐使用从展会筹备的支持到为提高营业效率而对潜在客户群的排查和维护都能够一起操作的专业公司。
参加展会的准备工作中，有一些必须要委托给专业公司的项目。说到这里首先能够浮现到脑海中的应该就是展位的搭建了。如果是为了有效的吸引参观者来自己的展位，即使把大部分的出展预算投入到展位搭建上也不是不可能，展会的摊位就是一个集合所有潜在客户的场所，展会的展位也是贵公司的一个展示窗口，对于来访者来说展位就是最直接的反应贵公司公司能力的一个地方，所以如何设计才能最有效的吸引客源就成为一个重中之重。但请注意，设计搭建漂亮的展位并不是参加展会的目的。在参展准备中比起展位的样式确认更加重要的是关于预算的分配额度。所以参展的时候，制定参展目的，明确目标之后，贵公司到目前为了达成这个目标不断在进行的努力到底是什么，到底如何做才能确实的达成这个目标的考量才是最主要的。
参加展会希望成果能够每一次都比前次有提高，希望能够完美达成出展目的的话，委托给可以实行“一揽子”解决方案的专业机构是您的理想选择之一。当然，无需大幅提高一贯的参展预算，只需寻找能够更加有效率以及效果的利用推销手段来辅助贵公司完成目标的协作企业。在参展费用中通常占较大比例的展位搭建相关费用以及现场运营的费用这些都是只能够委托给相关专业供应商去完成的工作，但是如果没有这么一家值得信任的供应商可以完整的帮你完成这些工作，那对于展会担当者来说这这绝对是最不愿意遇到的事情，本来就需要花大精力来实行的展前准备（出展准备，集客准备）因为供应商的一些问题，而无法专心来完成的话，实在是有些得不偿失。
特别是没有专门的营销或者企划部门的企业，对于担当者来说更是非常大的负担，从出展准备集客准备，一直到展位搭建，潜在客户开发计划，预算的制定以及有效利用，这些都还是委托给专业公司为好。客户企业的最终目的是否达成，不只是单纯的制作一个展位，而是通过专业的营销手段和时常的情报分析（贵公司，制品，竞争对手，竞争产品，业界，市场等）来更加有效率的为合作伙伴服务。
参展品海报，资料的派发
展会现场派发的产品海报以及其他技术资料，都是为了获得潜在客户而实行的重要手段。展品海报，派发资料的准备，都是和运营同样重要，且不可或缺的出展准备之一。展会实际参展的时候，还请事先准确的选择准备派发的资料以及派发人群。
如何让贵公司的潜在客户在展会现场明确的认知贵公司的参展品也是一门学问。展会现场通过员工说明潜在客户可能当场就能理解，但实际是否能够接受是否就此决定购入贵公司的产品这确实另一方面了。以贵公司为例在展会现场派发给潜在客户的资料，如何能够借此机会更加详细的介绍出展品的性能或者说出展品的优点，与同类产品的优缺点，或者通过说明引出营业担当来1对1的单独说明，或者通过在现场的交换名片等展会结束后同过mail来更加详实的介绍展品或后续联系，这些都是十分重要的手段之一。
从步骤来说，潜在客户要在贵公司的销售人员向其直接介绍产品之前让其看一下产品的宣传手册和分发资料。这时具体的介绍产品，如客户有意向引进产品的话，和竞争产品的宣传手册比较，去除候补之后，再由销售人员向其详细介绍。想用宣传手册和分发资料传达的信息没有传达好而从候补信息中筛选的话，在展会上获得的潜在客户就会流失，所以，在分发资料上必须有潜在客户想要的信息和和贵公司优秀销售的说明。
请一定要准备的资料是贵公司的用户实例。对于潜在客户群来说，最想知道的就是贵公司实际使用客户的实例。实际购买或使用贵公司产品的客户，他们是怎么认为的或者说他们导入贵公司产品是因为什么，这些才是对于潜在客户群来说最为重要的资料之一。并且通过这些潜在客户群也能够最直接的了解贵公司的情况。如果有类似的实例说明，还请务必放到派发资料上面。提供其他资料的时候也不要光光是产品说明，从用户实例的角度来对场频进行说明是否会更好一些呢。
现阶段收集情报的时候如果没有具体的目标，那展会结束后的后续情报收集或提供，与客户交集化的构筑，潜在客户的创建以及把握，无法把握潜在客户明显的需求节点，这些都会成为问题的一部分。为了避免类似的事件发生，展会期间最大限度的活用交流手段，及时的交换联系方式，通过公司主页或者mail来进行更深一步的沟通则是非常重要的。派发资料并非单纯的派发，还请时刻牢记派发是为了吸引更多的客户！
另外，展品海报以及其他派发资料的设计也会对展品给人的印象有影响。所以，海报，传单，宣传手册等还请务必做到信息明确，能够给人以好感，易于留下印象。现在通过电脑能够非常方便的从事文字类的制作，在向潜在客户群提供资料的时候，通过公司内部资料或者映像能够非常容易的制作出需要的派发资料，但作为给潜在客户群最直观的第一影像，还是把海报等的设计交给专业的设计公司来完成为好。